بياناتك ملك مين؟ أسئلة لازم تسألها قبل تسليم أي نظام
أهم ما في نظامك ليس الشاشات، بل البيانات التي بداخله. وقبل أن تسلّم شغلك لنظام، تحتاج إجابات واضحة عن ثلاثة أسئلة: من يملكها، وأين توجد، وكيف تخرج.
«النظام بتاعنا» جملة تُقال كثيرًا، لكنها لا تعني شيئًا قانونيًا أو تقنيًا. الملكية الحقيقية تظهر في لحظة واحدة: عندما تقرر أن توقف التعامل مع من بنى النظام.
1. الملكية: البيانات أم النظام؟
هناك فرق بين ملكية البيانات وملكية الكود:
- البيانات: سجلات عملائك ومبيعاتك وطلابك — هذه يجب أن تكون ملكك دائمًا، مع حق تصديرها.
- الكود: قد يكون مملوكًا لك، أو مرخّصًا لك، أو مملوكًا للمطوّر. أي من هذه الخيارات مقبول، لكن يجب أن يكون مكتوبًا.
الخطأ الشائع أن يُفترض أن «الاشتراك» يعني الملكية. في كثير من الحالات، الاشتراك يعني حق استخدام فقط.
2. النسخ الاحتياطي: من يقوم به ومتى؟
اسأل بوضوح:
- هل توجد نسخة احتياطية تلقائية؟ كل كم؟
- أين تُحفظ النسخة (نفس السيرفر أم مكان آخر)؟
- من يستطيع استرجاعها، وكم يستغرق الاسترجاع؟
- هل جرّب أحد استرجاع نسخة فعلًا؟
نسخة احتياطية لم تُجرَّب هي مجرد ملفات لا تعرف إن كانت تعمل.
3. التصدير: هل يمكنك الخروج ببياناتك؟
اطلب تصديرًا كاملًا بصيغة مفتوحة (CSV أو Excel) يشمل: العملاء، الأصناف، الحركات، الفواتير. ثم جرّبه قبل أن تحتاجه.
اختبار بسيط: اطلب تصديرًا تجريبيًا الآن. إذا كانت العملية معقدة أو مرفوضة، فهذا جوابك.
4. الاستضافة: أين تعيش بياناتك؟
لا تحتاج معرفة تقنية عميقة، لكن اسأل: هل البيانات على سيرفر داخل مصر أم خارجها؟ من يملك صلاحية الوصول؟ وهل يوجد اتفاق يوضح ذلك؟
5. الوصول والحذف
عند انتهاء التعاقد: هل تُحذف بياناتك؟ بعد كم يوم؟ هل تحصل على نسخة قبل الحذف؟ من يشهد على ذلك؟
قائمة تحقق سريعة
| البند | مكتوب في الاتفاق؟ |
|---|---|
| ملكية البيانات | ☐ |
| حق التصدير الكامل | ☐ |
| تكرار النسخ الاحتياطي | ☐ |
| إجراء الاسترجاع | ☐ |
| سياسة الحذف بعد الانتهاء | ☐ |
| صلاحيات الوصول | ☐ |
لماذا هذا مهم مبكرًا؟
لأن هذه الأسئلة تصبح صعبة جدًا بعد أن تصبح البيانات داخل النظام لسنوات. من الأسهل بكثير الاتفاق عليها في البداية، حين يكون لديك بدائل.
في مشاريعنا، تُكتب هذه النقاط ضمن النطاق قبل التنفيذ. لو تحب تراجع وضعك الحالي، احجز استشارة قصيرة.